Das Gabler Wirtschaftslexikon beschreibt Wissensmanagement wie folgt:
„Wissensmanagement beschäftigt sich mit dem Erwerb, der Entwicklung, dem Transfer, der Speicherung sowie der Nutzung von Wissen. Wissensmanagement ist weit mehr als Informationsmanagement.“ (Gabal Wirtschaftslexikon)
Wissen ist überall im Unternehmen verteilt. Fernab von Prozessen erwerben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Führungskräfte im Alltag mit Ihren Kollegen und den Kunden immenses Wissen, welches im Alltag genutzt werden kann. Die Betonung liegt auf „kann“. Denn dieses Wissen liegt oft im Unterbewussten verborgen. Das Wissen wird angewendet und häufig ist dem Nutzer das Wissen nicht bewusst, welches er oder sie anwendet.
Ein weit verbreitetes Phänomen ist das Bündeln von Wissen bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, den sogenannten „Wissenskontenpunkten“, die spezielles Wissen gelagert haben und die die Ansprechpartner für die restliche Organisation ist. Eigentlich ein schöner Gedanke, wenn die Kollegen dann ins Gespräch kommen und sich über die Arbeit austauschen.
Doch was passiert, wenn diese wertvollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Unternehmen verlassen. Gründe für den Verlust von Wissen gibt es viele: Schwangerschaft, der Eintritt in die Rente oder der Jobwechsel einzelner Mitarbeiter. Spätestens hier wird der Wissensverlust spürbar, wenn Unternehmen nicht mehr über das Wissen in der Organisation verfügen. Die Folgen des Wissensverlust zeigen sich häufig darin, dass die Prozesse nicht mehr derartig gelebt werden, wie sie einst geplant bzw. beschrieben waren. Ebenso kann sich die Einarbeitung neuer Mitarbeiter in die Länge ziehen.
Was fällt Ihnen ein, wenn Sie an das Thema Wissen in Ihrem Unternehmen denken? Wo können Sie ansetzen, um das Thema in Ihrer Organisation zu treiben?
Um Wissen aktuell zu halten und in der Organisation parat zu haben, gibt es verschiedene Möglichkeiten diesen Prozess zu gestalten:
Die Wissenslandkarte
Die Wissenslandkarte ist der Routenplaner für die Reise durch die Wissenslandschaft eines Menschen. Es werden die wichtigsten Punkte definiert, die der Mitarbeiter in seinem alltäglichen Leben verwendet. Der Mitarbeiter wird nach einem Leitfaden interviewt und es wir grafisch eine Landkarte erstellt.
Fragen können sein: Wer ist der Ansprechpartner beim Lieferanten? An wen wende ich mich, wenn es um die Budgetierung geht? Wie stelle ich die Parameter ein, um das gewünschte Produkt zu erhalten.
Wissenstransfer definieren
Im nächsten Schritt wird die Landkarte bewertet, indem die relevanten Informationen mittels Risiko-Matrix betrachtet werden. Welches Wissen ist unabdingbar und muss in jedem Fall gesichert werden? Welches Wissen ist „Nice-to-have“, bedarf allerdings keiner weiteren Betrachtung?
Wissenstransfer organisieren
Ist die Wissenslandkarte erstellt und der Wissenstransfer definiert, so geht es im nächsten Schritt darum, die richtigen Methoden auszuwählen. Wie kann das Wissen von einem Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin zum nächsten gelangen? Hier gibt es eine Fülle von Möglichkeiten, angefangen von einer detaillierten Beschreibung der Vorgänge, bis hin zu einem Video oder digitalen E-Learnings. Die richtige Methode auszusuchen ist gar nicht so leicht, es gilt: Womit kann der Lerner am besten lernen?
Wissenstransfer umsetzen
Im letzten Schritt geht es in die Umsetzung. Es ist wichtig zu zeigen, wer wie wo gerade in diesem Prozess des Wissenstransfers steht. Einige wichtige Tools können ein Kanbanboard sein oder die Nutzung Apps wie Trello können das Umsetzen ebenfalls unterstützen.
Wie gestalten Sie die Umsetzung von Wissen in Ihrem Unternehmen? Lassen Sie uns ins Gespräch kommen und gemeinsam überprüfen, welche Möglichkeiten für Ihr Team bestehen.