In diesem Artikel erfahren Sie 5 wertvolle Tipps, wie Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Homeoffice und Remotearbeit gezielt unterstützen können. Durch die aktuelle Situation verschwimmt die Grenze zwischen Privat- und Arbeitsleben. Dadurch steigt die psychische Belastung am Arbeitsplatz und der Mentalload. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wollen ihre Arbeit gut erledigen. Alles muss gleichzeitig organisiert werden, Kinderbetreuung, Homeschooling, Arbeitszeit. Wie das gelingen kann und warum es sich lohnt, gerade jetzt Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Selbstorganisation, Zeitmanagement und Arbeitsorganisation zu unterstützen.
Spätestens jetzt ist es jedem klar. Homeoffice und Remotearbeit ist die Zukunft. Warum? Weil es möglich ist. Das zeigt uns die aktuelle Situation.
Durch Corona ist es uns als Gesellschaft möglich, die vielbesprochene VUCA Welt live, in Farbe und hautnah mitzuerleben und aktiv mitzugestalten. Wir sind auf uns selbst geworfen. Gewinner ist der, der jetzt schnell handelt, sich spontan anpasst und kreative Lösungen aus dem Ärmel schüttelt. Ein hohes Maß an Flexibilität und spontanem Einsatz, zahlen sich aus.
Schwierig ist es für all diejenigen, die feste Strukturen lieben und brauchen, die mit Unsicherheit nur schwer umgehen können, die gerne ihre Arbeit erledigen aber dann auch pünktlich in den Feierabend gehen möchten.
Plötzlich sind Arbeit und Privatleben nicht mehr strikt getrennt. Das kann schwierig werden. Gerade wenn, wie aktuell die Kinder auch zu Hause sind und beide Elternteile arbeiten müssen. Zusätzlich muss neben der Betreuung auch noch Homeschooling organisiert werden.
Homeoffice und Remotearbeit haben nicht nur Vorteile. Es bedarf ein gehöriges Maß an Zeitmanagement und Selbstorganisation, um den neuen Alltag strukturiert zu bekommen.
Als Unternehmen lohnt es sich gerade jetzt, die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen im Zeitmanagement und in der Selbstorganisation zu unterstützen. Arbeiten von Zuhause aus, lässt die Grenze zwischen Privat- und Arbeitsleben verschwimmen. Die psychische Belastung steigt. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen jetzt in Organisation und Selbstführung gezielt geschult und beraten werden. Neben dem normalen Aufgaben des Arbeitsalltags, gilt es schließlich auch noch die Familie und den Alltag zu jonglieren.
Das erfordert ein neues Mindset der Unternehmen. Leistungsdruck, Unflexibilität und starre Strukturen sind jetzt sogar schädlich. Wer noch nicht verstanden hat, dass wir alle im gleichen Boot sitzen, hat die letzten Wochen unter einem Stein verbracht.
Unternehmen die ihren Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und deren Familien jetzt entgegenkommen, schützen und fördern wertvolles Mitarbeiterpotential. Denn Homeoffice, Kinderbetreuung und Homeschooling unter einen Hut zu bekommen, ist eine Mammutaufgabe.
Was können Sie tun? 5 Tipps um Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und deren Familien zu unterstützen
- Vertrauensarbeitszeit
Liebe Unternehmen, hört bitte auf Arbeitsstunden zu zählen. Wir leben im Jahr 2020. Menschen möchten und müssen arbeiten. Die Orientierung auf Arbeitsorganisation und -ergebnissen, ist effektiver und gewährt maximale Flexibilität für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Und gerade das, ist jetzt absolut notwendig.
- Wollen Sie lieber, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen die Aufgaben gewissenhaft und gut erledigen?
- Oder sollen sie eher die Zeit absitzen?
2. Setzen Sie Grenzen bei der Verteilung von Aufgaben
Um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen nicht zu überfordern und unter Druck zu setzen, ist es dringend notwendig, Arbeitsaufgaben prozessorientiert, zielfokussiert und realistisch einzuteilen. Dabei hilft eine gut durchdachte Arbeitsorganisation.
Achten Sie darauf:
- Multitasking können Sie vergessen. Es führt nur dazu, dass Aufgaben halbherzig gemacht werden.
- Fragen Sie sich: Was ist die eine (wichtigste) Aufgabe, die jetzt erledigt werden muss? Und kommunizieren Sie diese.
- Predigen Sie diese Frage an Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Sie werden sehen, dass gibt Halt und Struktur.
- Delegieren Sie diese eine Aufgabe an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
- Fordern Sie sie am Ende des Tages ein oder fragen Sie nach einem Zwischenstand.
3. Nutzen Sie Tools, um die Arbeit zu organisieren und visuell darzustellen
Methoden der Arbeitsorganisation, wie zum Beispiel Kanban, sind jetzt sinnvoll eingesetzt. Auch Trello, OneNote und Co. helfen auch Zwischenstände und Arbeitsergebnisse visuell darzustellen. Das hilft allen Beteiligten prozessorientiert und zielfokussiert zu arbeiten. Dadurch werden wertvolle Ressourcen der Mitarbeiter*innen geschützt.
- Entscheiden Sie sich für eine Plattform. Zu viele Plattformen bringen nur Verwirrung.
4. Effektive Onlinemeetings
Investieren Sie Zeit in die Gestaltung und Moderation Ihrer Onlinemeetings. Es wird sich lohnen. Legen Sie eine klare Struktur fest, einigen Sie sich auf Kommunikationsregeln und eine effektive Onlinemeetingkultur. Vergessen Sie nicht, Spaß zu haben. Es kann schon mal passieren, dass die lieben Kinder durchs Bild laufen.
Folgendes hat sich bewährt:
- Onlinemeeting auf 45 Min. verkürzen
- Agenda mit max. 4-5 Themen verfassen und vorab schicken
- Wer muss an dem Meeting unbedingt teilnehmen?
- Wo reicht es, dass Sie eine Zusammenfassung am Ende rausschicken?
- Mit wem können Sie bilateral Dinge klären?
- Geben Sie jedem mindestens eine Aufgabe, ein Ziel nach dem Meeting mit. Jeder trägt Verantwortung in einem Meeting.
- Schicken Sie als Führungskraft die Zusammenfassung an die Teilnehmer raus und an diejenigen, die nur informiert werden sollten.
- Fragen Sie sich vorab: Was ist das Ziel des Meetings? Wollen Sie mit dem Meeting informieren oder Meinungen abholen?
5. Lassen Sie Zeit für die schaffende Arbeit und administrative Arbeit
Jeder hat viel Arbeit, langweilig wird es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sicherlich nicht. Setzen Sie Prioritäten für das Wichtigste. Gerade wenn Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kreativ sein müssen, also etwas Neues erschaffen müssen. Es braucht ein gutes Zeitmanagement und keine Ablenkung. Wenn Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht noch mehr psychischen Stress zumuten wollen, sollten Sie in die Atmosphäre und die Arbeitsumgebung investieren.
Räumen Sie dieses Zeitmanagement ein, in der Regel reichen 4 Stunden schon aus, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das eine Ziel erreichen können.
Es hat sich bewährt, wenn …
- Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine Aufgabe pro Tag erhalten, die zur schaffenden Arbeit zählt.
- Für diese schaffende Arbeit brauchen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen entsprechende Zeit, es lohnt sich die Zeit von 08:00-12:00 Uhr anzusetzen.
- In dieser schaffenden Zeit lautet die Devise: Keine Telefonate, keine eMail-Programme öffnen, keine Onlinekonferenzen. Es sollte nur an der Aufgabe gearbeitet werden.
- Am Nachmittag ist die Konzentration schon etwas abgeflacht und hier lohnt sich administrative Arbeit zu leisten.
- Am Nachmittag können Sie bilateral Dinge klären oder sich virtuell treffen.
Arbeitsorganisation und Homeoffice sind eine psychische Belastung am Arbeitsplatz in unseren heutigen Zeiten. Um die psychische Belastung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zu reduzieren, braucht es ein kleines Umdenken der alltäglichen Gewohnheiten. Fördern Sie diese Kompetenzen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gezielt, damit die stressige Zeit weniger stressig wird. Unterstützung für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können Sie durch Trainings leisten, damit die Selbstorganisation und ein gutes Zeitmanagement gefördert werden.
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