Experteninterview mit Susanne Schwalb KI im Wissensmanagement

KI im Wissensmanagement 

Susanne, du bist Expertin für Organisationsentwicklung und Coaching und hast viele Projekte im Konzern und im Mittelstand als Change Beraterin begleitet.

Du arbeitest mit den Tools des Wissensmanagements, also dem Aufbereiten und Aufarbeiten von personenbezogenen Wissen bei Wissensträgern und Experten und schaffst es dadurch Prozesse in einem Betrieb zu standardisieren. 

Frage: Was bringt es einem Unternehmen sich dem Thema Wissensmanagement und KI zu widmen? 

Wissensmanagement in den produzierenden Betrieben ist aufgrund des demografischen Wandels ein absolutes Muss. Mit den erfahrenen Boomers geht auch das Know How aus dem Unternehmen. Deshalb entschließen sich Unternehmen dazu, dieses Know How mit Hilfe geeigneter KI Tools zu beschreiben und für nachfolgende Generationen zu sichern.

Ziel ist es: Kritisches Wissen schnell und einfach zugänglich zu machen und zu bewahren, damit die nachfolgende Generation nahtlos und sicher weiterarbeiten kann. 

Frage: Was hast du aus dem KI basierten Ansatz gelernt?  … Und was waren Fallstricke? 

Einer der größten Effekte von KI im Lernkontext liegt in der einfacheren Erstellung von Inhalten. Was früher Zeit, Abstimmung und didaktische Erfahrung erforderte, lässt sich heute in wenigen Minuten erzeugen. 

In der Praxis führt sie jedoch oft dazu, dass Fachabteilungen eigenständig Trainings, Schulungsfolien oder Lernmodule produzieren, ohne über die notwendige methodische und didaktische Kompetenz zu verfügen. Das Ergebnis ist eine schnell wachsende Menge an Content, die produktiv aussieht, aber häufig keinen tragfähigen Lernprozess auslöst. 

Es braucht den medienkompetenten Menschen, der die Inhalte gut, strukturiert und kritisch hinterfragen kann. 

Frage: Wie stärkt es die Personalentwicklung? 

Die Debatte über KI im Personalentwicklungsbereich krankt häufig an einer stillschweigenden Verkürzung. Lernen wird mit Informationsvermittlung verwechselt – ein strukturelles Missverständnis! Zwar kann KI Inhalte generieren, ordnen, übersetzen und personalisiert ausspielen. Damit schafft sie jedoch zunächst nur bessere Zugänge zu Informationen. Lernen im eigentlichen Sinn entsteht erst, wenn Menschen Inhalte einordnen, anwenden, reflektieren und in Verhalten übersetzen. 

Frage: Was sind die Quick Wins beim Einsatz von KI im Wissensmanagement? 

Trotz aller berechtigten Warnungen gibt es eine ganze Reihe interner Prozesse, in denen KI schon heute einen Unterschied macht. Besonders wirksam ist sie überall dort, wo Informationen strukturiert, wiederkehrende Abläufe beschleunigt oder erste Entwürfe effizient erzeugt werden müssen.

Frage: Was bringt es einem Team? … und einer Führungskraft? 

Im Onboarding kann KI neue Mitarbeitende durch Standardfragen begleiten, relevante Wissensressourcen vorschlagen und Einarbeitungswege personalisieren. Das entlastet HR-Teams und verbessert zugleich das Erleben aufseiten der Neuen. Im Informations- und Datenmanagement liegt ein weiterer großer Hebel: Wenn interne Datenbestände kontextuell durchsuchbar werden, verkürzt sich die Suche nach relevanten Informationen erheblich. Aus verstreuten Dokumenten und unübersichtlichen Ablagen kann so ein nutzbarer Wissenszugang entstehen. Wichtig bleibt allerdings die Unterscheidung zwischen Information und Können. Der Zugang zu Daten ersetzt nicht die Einübung von Handlungsfähigkeit. Darauf sollten Teams und insbesondere die Führungskraft ein Auge haben!